Was ist die Apostille?

Apostille einer Urkunde – das ist die vereinfachte Legalisation (Erfüllen von einer Reihe der Formalitäten, um eine Urkunde legitim auf dem Territorium eines anderen Landes zu machen). Das Endziel des Apostilleverfahrens einer Urkunde, die in einem Land ausgestellt wurde, diese Urkunde bei den Behörden eines anderen Landes vorlegen zu können.

Apostille einer Urkunde ist fast immer notwendig, wenn diese bei einer Behörde eines anderen Staates vorgelegt werden soll. Das bedeutet, dass ein Dokument, das aus Kasachstan stammt, nur in Kasachstan legitim ist, wo es auch vollwertig gebraucht werden kann. Wenn aber diese Urkunde bei der Behörde eines anderen Landes vorgelegt werden soll, braucht man Apostille (bei der Behörde in der Türkei beispielsweise).

Die Ausnahmen aus dieser Regel sind einige Urkunden, die keiner Legalisation unterliegen.

Arten und Besonderheiten der Urkundenlegalisation

Es gibt zwei Hauptarten der Urkundenlegalisation – „Apostille“-Stempel und Konsularlegalisation. Auswahl der Legalisationsart hängt in jedem konkreten Fall von dem Verwendungsland ab, also dem Land, bei der Behörde von dessen die Urkunde vorgelegt werden soll.

Das Setzen vom „Apostille“-Stempel (manchmal wird dieses Verfahren „vereinfachte Legalisation“ oder „Apostille“ genannt) wird für Urkundensendung in den Ländern gebraucht, wo das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 akzeptiert wird, das die Forderung auf die Konsularlegalisation abschafft und das vereinfachtes Legalisationsverfahren – „Apostille“-Stempel in Kraft setzt.

Dieses Verfahren wird als „vereinfacht“ gehalten, weil „Apostille“ einerseits relativ schnell und nur von einer Behörde realisiert wird, und von dem Besteller wenigen Zeit- und Mittelaufwand fordert; andererseits wird die Urkunde auf den Territorien von allen Ländern, die das Haager Übereinkommen akzeptieren, legitim.

Sollte das Verwendungsland keiner „Beteiligte“ an dem Haager Übereinkommen sein, ist die Konsularlegalisation notwendig. Das ist ein komplizierteres Verfahren, das die Beglaubigung der Urkunde bei einem Staatsnotar, im Justizministerium und im Außenministerium in sich einschließt. Hierbei wird das Dokument nur im Verwendungsland legitim.

Wann wird keine Legalisation gefordert?

Es wird keine Apostille nur in drei Fällen nötig:

• Wenn die sog. Zielbehörde keine Apostille fordert. Erkundigen Sie sich vorfristig an die Forderungen;

• Wenn zwischen Ihrem Land und dem sog. Zielstaat eine zweiseitige Vereinbarung gilt, die die Legalisation abschafft;

• Wenn die Legalisation einer Urkunde wegen ihrer Art, ihres Typs und Charakters unmöglich ist.

In allen anderen Fällen ist die Legalisation einer Urkunde, die ins Ausland gesendet wird, obligatorisch.